Animer la co-construction des solutions

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils.

C’est par cette simple phrase que commence le Manifeste agile. Mais que devient cette assertion dans la situation sanitaire que nous connaissons tous depuis 2020 et qui continue en 2021 ?

Le développement du télétravail nous amène inéluctablement à réviser nos pratiques agiles. Finis les échanges informels entre membres d’une équipe, finies les communications en face à face pourtant tellement efficaces, finis les murs de post-its qui servaient de support à bon nombre de nos échanges. Dans ces conditions, peut-on vraiment continuer à travailler selon les valeurs et principes agiles, et en particulier peut-on correctement appliquer les pratiques de Scrum ?

C’est pour répondre à ces questions que nous vous proposons, au travers d’une série d’articles, de revoir l’ensemble les cérémonies de Scrum et de nous interroger sur les meilleures façons de faire pour en garder l’essence même, tout en étant à distance.

Que vous soyez jeune Scrum Master ou confirmé – nouvelle équipe ou en recherche de nouveauté, vous trouverez ici des pistes et des idées d’améliorations. N’hésitez pas à adapter nos conseils à votre cadre, à tester et adapter votre fonctionnement !

 

---

Pourquoi co-construire des solutions ?

Dans une équipe Scrum, on se confronte quotidiennement aux divers problèmes du produit et de la technique. Qui dit problème, dit solution ; sinon, ça s’appelle un mystère
. Ainsi, une équipe Scrum soudée est emmenée à se poser régulièrement la question du « Pourquoi ? » / « Quel problème ? » pour ensuite y apporter une solution optimale avec laquelle tout le monde est aligné (afin d’éviter le remise en question ultérieur de la solution). Ceci devrait être dans l’ADN d’une équipe agile. De quoi parle-t-on exactement ?

• Identification du bon problème à résoudre. On utilise ainsi l’intelligence collective du groupe multi-compétent pour se poser les bonnes questions.
• Paradigme de pensée divergente – pensée convergente. On peut élargir le principe du Design thinking et de son double diamant d’exploration dans le domaine du problème et de la solution.
• Prise de décision par consensus à l’unanimité. Dans une équipe Scrum, il est possible de trouver un consensus et pas juste un consentement. On voudrait éviter des « votes » pours-contres qui clivent les positions dans l’équipe, créent des déçus, de la non-prise de décision ou de l’absence d’arbitrage.
• DIY – Do It Yourself. Une solution co-construite est une solution qui est plus facilement adoptée par l’équipe. On exploite ici le biais cognitif appelé « Effet IKEA » (effet de possession) où ceux qui co-construisent la solution y voient plus de valeur que si elle était prise top-down d’un Product Owner / Architecte / Business analyste (ça existe encore ?). À distance, faites attention aux ateliers de co-construction biaisés où l’animateur qui prend la parole/souris peut suggérer, développer et orienter (manipuler un peu) l’assemblée vers sa solution préférée ou une solution sub-optimale.

Construire ensemble des solutions qui seront ensuite implémentées permet d’avoir un engagement supérieur de la part de l’équipe. On peut se rappeler des « 5 dysfunctions of a Team » – où on bâtit en se basant sur la confiance que les équipiers ont les uns envers les autres. Pour identifier et résoudre des problèmes, on ne devrait pas avoir peur du conflit productif, d’un échange d’idées et de points de vues différents dans le but de trouver la meilleure solution pour le produit, le client, l’utilisateur final et pour l’équipe. Qui des équipiers serait prêt à partir dans une rhétorique parlementaire pour défendre son idée et son point de vue ? Tous ! Quoi de mieux que la co-construction pour renforcer l‘engagement des co-équipiers dans la conception et l’implémentation de la solution et dans leur responsabilisation pour la délivrer ? Mais tout cela, dans quel but ? C’est l’intelligence collective des équipiers que nous cherchons. En mettant leur statut, ego et fonction de côté, ils sont en capacité de converger rapidement vers la solution et garder le cap sur le résultat !

Dans Scrum, les moments privilégiés pour pratiquer la co-construction sont sans nul doute le product backlog, le refinement, le spring planning, la retrospective ainsi que tous les autres ateliers de collaboration.

Et, à distance, ça change quoi concrètement ?

On ne peut plus utiliser les murs pour décrire la solution avec de simples feuilles de papier, des maquettes imprimées en mode chemin de fer ou dessiner sur un tableau blanc ! En présentiel, d’un seul coup d’œil, nous pouvions visualiser l’ensemble du parcours utilisateur et nous répartir dans de petits groupes pour adresser directement des problématiques précises identifiées sur les murs. L’équipe participait naturellement à la co-construction de la solution.

À distance, la co-construction est rendue plus difficile pour plusieurs raisons :

• Besoin d’outils digitaux pour interagir et dessiner (à la place des post-its). Ceci a très souvent pour effet la distraction des participants, la perte de concentration et leur mise en retrait voir le décrochage.
• Nombre de canaux de communication réduit. On a complètement supprimé le non-verbal et l’informel, réduit le tactile et potentiellement coupé le visuel de la caméra.
• Échanges affaiblis et plus longs car une seule personne peut parler à la fois en réunion à distance. Le changement de prise de parole / micro / écran partagée prend beaucoup plus de temps qu’en présentiel.
• Prise de décision souvent top-down ou unilatérale par la voix de l’organisateur en supposant que les non-dits (ou les « ne se prononce pas ») des autres valent une acceptation implicite. Ce qui est trop souvent pas le cas et très fréquemment remis en cause par la suite.
• La co-construction se résume souvent à la mono-construction d’une seule personne : celui qui manie la souris / pointeur / écrit les post-its virtuels pour les autre peut donc influencer / colorer voire manipuler la solution.

 

ASTUCE Selon un sondage de l’Ifop réalisé pour Wisembly, site dédié aux réunions d’entreprise, notre capacité de concentration moyenne en réunion est de 52 minutes. Au delà, nous décrochons… Pour conserver le maximum d’attention des participants, pensez à organiser donc des ateliers de 45 minutes voire 1 heure maximum !

Comment ? 1-2-3… Préparez-vous !

Regardant le « Pourquoi » et les problèmes que nous avons mentionnés, comment alors animer un atelier de co-construction de solution à distance ? Cela requiert un minimum de préparation voir même beaucoup de préparation. Un atelier réussi, c’est 70 % de prépa et le choix d’un format approprié…

• Invitez l’équipe et les bons participants pour toucher le maximum de personnes « sachantes » et celles qui doivent se mettre d’accord sur la solution. Plus il y a de points de vue différents, plus il y a de possibilité de trouver la solution la plus adéquate au problème ainsi qu’aligner les parties prenantes via consensus.
• Utilisez un tableau blanc collaboratif pour afficher les maquettes ou pour dessiner…
• Allumez la visio chez tout le monde !
• Pour les séances impliquant le produit, n’hésitez pas à numériser les techniques de la conversation structurée qui ont déjà fait leurs preuves : Three Amigos, Impact Mapping, Example Mapping, Story Mapping, Buy a Feature…
• Exposez les parcours (si vous en avez) : le Customer Journey, l’Experience Map ou encore le Service Blueprint…
• Déléguez les rôles de facilitateur, de timekeeper, de scribe et de pousse-décision !

 

ASTUCE Pratiquez-vous les 7Ps pour préparer et cadrer efficacement vos ateliers ?

Soyez créatifs, pensez à diverger-converger !

• Proposez des formats d’ateliers collaboratifs génériques qui engagent l’audience dans le processus de divergence-convergence et qui structurent la conversation et l’échange de l’information ! (C’est obligatoire !) 1:2:4:All ou Divide & Conquer, World Café, Rémue-méninges (Brainstorming)
  
• Alignez-vous clairement et explicitement et convergez définitivement et par écrit vers une solution à consensus ! Utilisez le Decider et le Resolution Protocol de The Core Protocols car ils sont très faciles à adopter pour le travail à distance (👍 👎 ) !
  
• Réussissez une planification compliquée ! Pensez à élaborer plusieurs scénarios d’atteinte des objectifs et de converger vers celui qui semble, une fois exposé, le plus réaliste. Un tel scénario, inspire-t-il le plus de confiance possible dans l’atteinte des objectifs ?
• Pensez à diverger-converger en binôme, essayez la « pair-construction » de la solution ! Cette façon de diverger-converger compacte (à 2) a certains avantages de gain-temps tout en exploitant des points de vue différents parmi les sachants.  Certes, ceci ne remplace pas la recherche de la solution en équipe entière, mais peut largement (à 2) être déjà un quick-win.

 

ASTUCE Si vous n’arrivez pas à adopter à votre équipe le Decider & Resolution pour une prise de décision à l’unanimité, pourquoi ne pas avancer avec un autre paradigme de prise de décision : le Disagree & Commit. On peut ne pas être d’accord avec ce qui est proposé, mais à moment donné, il faut s’engager à supporter la décision prise à la majorité. Cette technique est mentionné avec succès chez Intel (depuis 1980…) ou chez Amazon (Jeff Bezos l’utiliserait…).

Ne ratez pas votre animation !

• Rappelez, si nécessaire, les règles du bon sens (notifications désactivées, appels en mode silencieux…) pour garder l’attention des participants.
• Évitez l’effet top-down sur la solution ! L’animateur (e.g. le Product Owner pour le backlog refinement) doit venir avec la description métier du besoin. Utilisez un des formats de conversation structurée, comme le user voice – Users Stories ou l’Elevator Pitch si l’idée est encore à raffiner vers les US. Si les parties de la US ou de l’Elevator Pitch sont écrits sur des post-its virtuels sur un tableau blanc collaboratif, ceci est plus propice aux modifications et interactions des participants.
• Exprimez le besoin du produit (Backlog refinement). C’est le Product Owner qui définit « Le pourquoi ? » et l’équipe est responsable du « Comment ?
• Faites de la démarche d’amélioration continu (Sprint rétrospective, post-mortem…). Même le problème (la cause), il faut les découvrir de façon collaborative via le principe du double diamant du Design thinking.
• Planifiez en collaborant (Sprint planning). Le planning se co-construit de façon incrémentale et collaborative et l’objectif du Sprint doit être affirmé et adopté par tous (via Decider & Resolution).
• Animez les ateliers en s’appuyant sur la cinématique utilisateur → afficher les parcours via post-its virtuels !
• Utilisez un maximum de schémas et limiter le texte.
• Poussez l’équipe à interagir, de réfléchir ensemble et à proposer des solutions (post-it virtuels !).

 

ASTUCE Pour s’assurer d’une participation active des participants, connaissez-vous des The Core Protocols : le Check-in (est-ce que tout le monde est disponible ?) et le Check Out (si pour une raison ou une autre on doit s’éclipser ou être moins à l’écoute, que la personne l’indique explicitement afin que le groupe puisse s’adapter et continuer en configuration réduite) ?

 

Take-away Une co-construction à distance réussie : Nécessite d’impliquer l’équipe, les sortir de leur zone de confort et de la cachette de l’écran à distance. N’oublie pas le paradigme de divergence – convergence, ou, si applicable, même le double diamant du Design Thinking Est la plus kinesthésique possible en s’appuyant sur les post-its virtuels à toutes les étapes Montre des schémas, des images, des parcours utilisateurs que vous co-construisez et limitez tout ce qui est texte dans l’atelier Sait aligner tous les participants avec une prise de décision via un mode facile et rapide, e.g. Decider & Resolution protocol Développe et renforce l’esprit d’équipe et la confiance entre les équipiers Sachant que toutes les petites étapes et les astuces sont nécessaires afin d’éviter les 5 dysfunctions of a Team, en conservant à l’esprit l’objectif et le résultat attendu.