La sprint review à distance

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils. C’est par cette simple phrase que commence le Manifeste agile. Mais que devient cette assertion dans la situation sanitaire que nous connaissons tous depuis 2020 et qui continue en 2021 ?

Le développement du télétravail nous amène inéluctablement à réviser nos pratiques agiles. Finis les échanges informels entre membres d’une équipe, finies les communications en face à face pourtant tellement efficaces, finis les murs de post-its qui servaient de support à bon nombre de nos échanges. Dans ces conditions, peut-on vraiment continuer à travailler selon les valeurs et principes agiles, et en particulier peut-on correctement appliquer les pratiques de Scrum ?

C’est pour répondre à ces questions que nous vous proposons, au travers d’une série d’articles, de revoir l’ensemble les cérémonies de Scrum et de nous interroger sur les meilleures façons de faire pour en garder l’essence même, tout en étant à distance.

Que vous soyez jeune Scrum Master ou confirmé – nouvelle équipe ou en recherche de nouveauté, vous trouverez ici des pistes et des idées d’améliorations. N’hésitez pas à adapter nos conseils à votre cadre, à tester et adapter votre fonctionnement !

 


La sprint review, pourquoi ?

C’est en répondant à la question “Pourquoi une équipe Scrum fait-elle des revues de sprint ?” et en réfléchissant aux origines de cette pratique que l’on pourra correctement l’adapter aux changements de contexte induits par le télétravail.

La sprint review, c’est la culture de la transparence entre l’équipe Scrum et les parties prenantes. C’est montrer qu’on avance et comment on avance. On fait le bilan de notre sprint passé avec les personnes intéressées par notre activité.

C’est aussi la culture de l’amélioration continue, l’objectif est d’engager la discussion avec les parties prenantes pour obtenir les informations pertinentes sur ce qui a été développé sur le dernier sprint afin d’adapter le backlog et maximiser la valeur du produit dans les prochains incréments.

On peut identifier trois raisons principales :

  1. Cadencer l’intégration de l’incrément produit potentiellement publiable en production à travers l’inspection de ce dernier avec les représentants métier
  2. Récupérer les avis constructifs des utilisateurs et/ou des clients finaux et ainsi éviter l’effet tunnel suite à la démonstration des fonctionnalités qui ont été développées pendant le sprint. Les retours utilisateurs font partie intégrante de la culture agile
  3. Adapter le backlog produit selon les retours récupérés

→ En ce qui concerne l’outillage, découvrez les indispensables dans notre article Pépite – Kit de Survie en Travail à Distance.

ASTUCE
C’est le point numéro 2 – engendrer la discussion en vue de récupérer des retours – qui est la plus difficile à distance et à laquelle il faut porter une attention particulière. N’hésitez pas à identifier un facilitateur dans l’équipe pour animer la conversation lors de cette sprint review.

 

Et la sprint review, à distance, ça change quoi concrètement ?

La principale évolution est que nous ne sommes plus limités par le nombre de places dans la salle, nous n’avons plus besoin de nous déplacer. Nous pouvons inviter plus de monde : dans notre cas, nous avons triplé le nombre de participants actifs (nous sommes passés de 20 à 60 personnes) et nous ne mettons aucune limite donc nous espérons que le nombre de participants et de retours constructifs continuent à grandir.

La seconde évolution majeure est la préparation de la sprint review qui demande un soin particulier afin de garder l’attention des participants pour ensuite engendrer des sessions d’échanges permettant de maximiser la valeur de l’incrément produit.

Puisque c’est devenu possible, pour ceux qui ont du mal à avoir un contact avec les utilisateurs finaux, pourquoi ne pas aller au-delà des parties prenantes et les inviter aux sprints review ?

ASTUCE
Dotez-vous d’un outil numérique permettant l’interaction écrite et orale pour animer votre évènement : la collecte de nuages de mots, la facilitation de questions-réponses etc. (e.g Beekast, Slido, Kahoot ou similaires) !

 

Comment organiser une sprint review à distance ?

Pour retrouver de l’engouement dans les réunions, il faut proposer du ludique, de l’image pour avoir des éléments attractifs qui parlent directement. Le texte a le risque d’endormir l’audience alors que des images vont attirer l’oeil et laisser le cerveau interpréter ce qu’il voit. Ce qui change vraiment par rapport au présentiel, face à autant de monde et à distance, sans voir, ni percevoir le public, c’est la nécessité de faire évoluer la présentation. Pour optimiser le déroulé, les codes de conférence en ligne sont de rigueur.

En voici quelques règles pratiques que vous pouvez adopter ou adapter :

  • Rappel de l’objectif, du pourquoi on est là, qui doit être présent et dans quel objectif… (pour éviter les incompréhensions)
  • Micro priés d’être coupés pour tout le monde sauf le présentateur
  • Maître d’évènement (le PO ou le SM) est explicitement désigné au début (pour ne pas avoir de doute sur qui mène l’évènement). Pensez à définir un binôme en réserve en cas de problèmes techniques (déconnexion du Maître d’évènement…)
  • Les commentaires/questions sont posées dans le chat de l’outil de visioconférence
  • Les questions/remarques sont faites en commentaires et répondues sur des moments dédiés (après chaque sujet par exemple)
  • Une démo fluide est une démo préparée

 

ASTUCE
Les Core Protocols, ça vous parle ? Avez-vous essayé d’en introduire certains pour donner de la participation active à votre sprint review à distance ? Comme le Check-in protocol pour commencer et  libérer la parole ou le Check-out protocol pour permettre aux participants de décrocher sans regrets ? Ou le Pass-Unpass pour donner le choix de faire / ne pas faire une activité (e.g. le retour pour la sprint review) ?

 

Exemple de plan de review :

  • Introduction : bilan du sprint le Maître d’évènement
  • Pour chaque sujet :
    • Présentation par le ou les développeurs (quelques minutes par sujet)
    • Réponse aux questions posées dans le chat par les développeurs et le PO.
  • Bilan de la démo : présentation des prochaines étapes

N’hésitez pas à enregistrer vos démos, elles pourront être diffusées en différé aux personnes qui ne pouvaient pas présentes !  Mais attention, l’objectif original est d’avoir quand même tout le monde à la même conférence et en même temps pour pouvoir interagir avec eux. Disons le clairement, avec les vidéos, on facilitera la vie et on donnera la visibilité et de la communication à de ceux qui ne pouvaient pas être présent (cause congés, empêchement…). Mais il ne faut surtout pas que ça soit perçu comme des “comptes-rendus” vidéo, on se tromperait de la finalité.

ASTUCE
La cible est élargie. Les participants ne comprennent pas forcément votre vocabulaire :

  • Racontez des histoires plutôt que de décrire vos US

Ne soyez pas strictement limités à votre casque, sortez de l’audio, devenez un pro de la régie télévisée avec du multiplexage audio/video/multi-cam :

  • Utilisez des outils que plébiscitent des vrais internet-streamers (e.g. OBS Studio, VB-Audio) !

 

ASTUCE
C’est l’occasion de réinventer/explorer de nouveau format de démo et de renforcer les bonnes pratiques :

  • Démonstration théâtralisée avec des jeux de rôles entre présentateurs. Nous l’avons testé, ça a beaucoup plu au parties prenantes !
  • Démonstration réalisée en temps réel par les utilisateurs eux-mêmes par leurs propres moyens.
  • Expérimentez les Liberating Structures avec l’User Experience Fishbowl.

 

Comment recueillir des feedbacks ?

La sprint review n’est pas qu’une simple démo où nous montrons uniquement ce qui a été développé pendant le sprint et de surtout d’obtenir un maximum de retours constructifs des participants sur le travail réalisé.

C’est pourquoi votre présentation doit contenir des moments de réaction à chaud avec une séance classique de questions / réponses. A distance, l’exercice peut être plus limité en temps et est plus difficile à recueillir. Pour cela, il peut être intéressant de recueillir ces feedbacks pour être traité à postériori :

  • Créer un formulaire Forms classique avec une analyse poussée de ces retours
  • Faire un quiz interactif à la Kahoot,
  • Écrire des post-its sur des tableaux collaboratifs.
ASTUCE
Avez-vous pensé à intégrer un QR code dans vos présentations pour simplifier la récupération des retours des participants ?

 

Et pour aller plus loin, si on faisait de la Science-fiction ?

Nouvelles façons de travailler à distance, cela donne la possibilité de pouvoir innover, voire d’inventer nos méthodes de présentation et de communication du futur. Dans certains cas, cela peut s’approcher de la Sci-Fi, mais toutes les nouvelles choses commencent souvent par une certaine rupture avec la routine quotidienne, par une sortie des chemins battus. Les visions d’un monde futuriste de Sci-Fi, ça commence d’abord en tant qu’idées de rupture culturelles que l’on pense au début difficile à emmener à notre vie réelle. Mais si on ne voit pas cette vision du futur artistique et innovante, comment alors on pourrait l’inventer, présenter et tester au sein des équipes ? Juste par curiosité : en 2019, qui aurait cru de voir les équipes Scrum 100 % à distance sous Zoom ou Teams quand on préfère les interactions « face-à-face » ? Et en 2020, tout a changé…. Peut-on aller plus loin encore ?

Le futur n’est peut-être pas aussi loin que ce que l’on croit… Quelles autres innovations seriez-vous prêts à apporter à vos sprint reviews afin de devenir des Maîtres Yoda de l’interaction à distance ? Ceux qui ont des esprits aiguisés pour critiquer objectivement l’incrément du produit de façon collaborative (à distance) ? Ceux qui, tout en regardant l’existant, peuvent entrevoir de nouvelles idées et du nouveaux qui s’offre à nous (à distance) ? Ceux qui savent être à l’écoute des autres coéquipiers, cela afin d’ajuster la roadmap du produit (à distance) ? N’est-ce également inclus dans les objectifs d’une sprint review, tel que nous l’avons présenté au début ?

En bref, nos 6 clés pour une sprint review (à distance) réussie

Pour une sprint review à distance :

    1. Soyez carrés. L’organisation et le déroulé doivent être bien préparés. La gestion du temps est à surveiller, à distance c’est encore plus difficile qu’en cas présentiel. Les règles communes de conduite lors de la réunion doivent être connus et respectés (gestion de vidéo et de microphone, de présence, de prise de parole…).
    2. Faites « Simple, Basique ». Plus l’audience est large, plus les outils et les instructions doivent être simples. Ceci afin d’éviter le décrochage général si un problème ou une incompréhension surgissent chez certains des participants et que vous n’arriverez pas à régler cela en quelques secondes.
    3. Tout le monde peut devenir « La Star » ! Les démos doivent être préparées et vérifiées en amont, si possible scénarisées “à la H(B)ollywood”. Proposez divers formats de démos afin d’illustrer la vie d’un client avec votre nouveau produit. Vous sauvegardez sûrement les fichiers vidéos des reviews, vous êtes donc des cinéastes. Mais un bon film, ça ne s’improvise pas ! Faites émerger dans vos équipe une graine de scénariste et d’acteur ou d’actrice de cinéma (ou au moins d’un narrateur documentaire ou d’un animateur du journal de 20h).
    4. Émission à distance a besoin de régie ! En maîtrisant « la régie de diffusion » (testez les outils d’internet-streamers !), vous pouvez mixer les flux multi-caméra avec différents partages d’écran (vue client / vue back-end / vue support…). On préfère, bien sûr, une démo « en live », mais en cas de problèmes techniques (quelle qu’en soit la cause), vous pouvez très facilement ressortir et montrer des vidéos pré-enregistrées.
    5. Après « Pair-programming », faites place à la « Pair-animation » ! En dehors de sa vocation principale de continuité s’il y a un problème chez le Maître d’évènement principal, un Maître d’évènement « de secours » peut faire un excellent co-animateur et un sparring-partner dans les échanges verbaux. Ceci ramènera la dynamique dans le discours et dans le déroulé de l’événement.
    6. Les bons outils font les bons artisans (proverbe français). Dotez-vous des outils collaboratifs pour recueillir les questions et pour y répondre ainsi que pour récolter des retours. Ceci rendra vos sprint reviews plus ludiques et humaines. C’est les interactions et les discussions productives que l’on veut retrouver – ceci ne viendra pas tout seul, il faut le provoquer en se servant des outils appropriés.

 

Publié par Jaromir Brambor

Coach Agile chez Publicis Sapient.

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