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Le daily meeting à distance

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils. C’est par cette simple phrase que commence le manifeste agile. Mais que devient cette assertion dans la situation sanitaire que nous connaissons tous depuis 2020 ?

Le développement du télétravail nous amène inéluctablement à réviser nos pratiques agiles. Finis les échanges informels entre membres d’une équipe, finies les communications en face à face pourtant tellement efficaces, finis les murs de post-its qui servaient de support à bon nombre de nos échanges. Dans ces conditions, peut-on vraiment continuer à travailler selon les valeurs et principes agiles, et en particulier peut-on correctement appliquer les pratiques de scrum ?

C’est pour répondre à ces questions que nous vous proposons, au travers d’une série d’articles, de revoir l’ensemble des cérémonies de scrum et de nous interroger sur les meilleures façons de faire pour en garder l’essence même, tout en étant à distance.

Que vous soyez jeune scrum master ou confirmé – nouvelle équipe ou en recherche de nouveauté, vous trouverez ici des pistes et idées d’améliorations. N’hésitez pas à adapter nos conseils à votre cadre, à tester et adapter votre fonctionnement !


Pourquoi fait-on un daily ?

C’est en répondant à la question “Pourquoi une équipe scrum fait-elle des daily meetings ?” et en réfléchissant aux origines de cette pratique que l’on pourra correctement adapter aux changements de contexte induits par le télétravail.

En réfléchissant à la question, on peut identifier 3 grandes catégories de réponses :

  • Construire l’équipe. Le daily est un lieu d’échange pour l’équipe, c’est un excellent endroit pour tisser une relation de confiance, et initier ce sentiment d’appartenance à un groupe qui est prêt à s’entraider et à progresser ensemble.
  • Faire le point sur l’avancement. Factuellement et sans avoir à donner de justification, le daily permet à l’équipe de savoir où elle en est de son objectif de sprint. C’est une étape essentielle qui doit permettre à l’équipe de prendre des décisions basées sur un constat factuel.
  • S’organiser pour tenir l’objectif. On touche ici le point clé du daily. Il permet de rappeler à tous l’objectif du sprint, de discuter ensemble de l’organisation et de voir comment se concentrer sur le travail le plus important à réaliser pendant la journée. C’est ce point qui va faire que l’équipe va réellement fonctionner en équipe, et pas comme un ensemble d’individus indépendants.

Le principal problème induit par le télétravail, va être une augmentation de la difficulté de l’équipe à communiquer : moins d’informations à capter, moins d’échanges informels, plus d’échanges écrits…
Si le scrum master n’y est pas vigilant, l’équipe risque d’avoir tendance à perdre son comportement de groupe et à devenir de plus en plus individualiste.

En ce qui concerne notre sujet autour de l’organisation du travail, un comportement que nous allons souvent rencontrer va être une séparation excessive des activités en début de sprint, chaque développeur prenant en charge une ou plusieurs User story et travaillant en autonomie sur son sujet en en oubliant souvent l’objectif initial du sprint.
Ce comportement amène l’équipe dans un cercle vicieux qui peut rapidement détruire l’esprit d’équipe.  C’est sur ce point que le daily meeting doit jouer un rôle important. 

Comment organiser le daily meeting à distance ?

Après tout ce que nous venons de voir, nous pouvons nous attacher à un certain nombre de points d’attention sur l’organisation de notre daily à distance :

  • Il doit permettre d’entretenir un lien minimum entre les membres de l’équipe, l’attention du groupe doit y être maintenue,
  • Limiter l’individualisme en amenant les équipes à travailler ensemble sur les éléments du backlog de sprint,

3 prérequis :

Un bon management visuel digitalisé : clair, simple, lisible, facile d’utilisation, qui permet une manipulation au plus proche de la réalité.

Un backlog de sprint découpé en tâches fines. En effet, le découpage en tâches permet de plus facilement travailler à plusieurs sur la même User Story et va simplifier les échanges lors du daily meeting tout en apportant de la transparence sur l’avancement du travail.

Un outil de visioconférence permettant le partage d’écran. En effet sur un management visuel digitalisé, il est souvent nécessaire de zoomer et de scroller, partager un même écran permet à tous de suivre la même vue du support et de simplifier la discussion.

Déroulement

Nous vous proposons donc de constituer l’agenda de notre daily à distance de la façon suivante :

  • Les engagements de la veille (5min). Pour réaliser cette étape, le scrum master partage son écran avec le management visuel et parcourt de la droite vers la gauche les éléments sur lesquels l’équipe avait posé un avatar (éléments sur lesquels au moins une personne de l’équipe devait travailler la veille). En procédant de cette façon, on garde toute l’équipe en éveil car contrairement à un tour de table, chacun peut être sollicité à tout moment.
  • Ajustement des indicateurs de sprint et rappel de l’objectif (5min). Le scrum master ajuste en séance les indicateurs (burndown de sprint, anomalie en attente, …). On fait alors le point sur notre état d’avancement et notre objectif de sprint. Le scrum master demande alors à l’équipe, vu le contexte actuel du sprint, quels sont les points importants à traiter, et quels sont les sujets sur lesquels il ne faut pas travailler pendant la journée. Il est possible de noter les résultats de cet échange en posant des marqueurs sur les éléments du management visuel. Ceci facilitera la phase suivante.
  • Commencer de nouvelles tâches (5min). Le scrum master va alors demander si certains pensent avoir du temps pour commencer de nouvelles tâches. Si oui, on sélectionne dans les sujets importants les éléments qui peuvent être commencés. On pose alors les avatars correspondants.
ASTUCE

Choisissez un logiciel de visioconférences qui permet une répartition en sous-salles très pratique pour les meet after.
Zoom, Teams ou encore Google Meet (version professionnelle) proposent ces fonctionnalités.

 

Organisation des meet afters

Dans le cadre d’une organisation à distance, l’organisation des meet afters est un point crucial pour faciliter la résolution des problèmes ou besoins de collaboration soulevés lors du daily meeting.
Nous vous conseillons autant que possible de les réaliser dans la foulée du daily meeting afin de bénéficier de la dynamique générée.

En effet, à distance, l’informel n’existe pas, il faut donc aider l’équipe à se rencontrer et à trouver leur nouvelle fréquence d’échange. 

ASTUCE

Laissez le temps à la collaboration quitte à ne pas respecter la timeboxe de 15 minutes. La distance rend la communication plus difficile et donc plus lente, mieux vaut une équipe bien organisée et pour les prochaines 24 heures plutôt qu’un daily tenu en 15 minutes.

 

Pour cela, le scrum master peut agir de différentes manières selon la maturité de l’équipe :

  • Pour une équipe ayant tendance à l’individualité : il identifie toutes les personnes qui doivent continuer la discussion et crée des instances de salles de réunions virtuelles.
  • Pour une équipe qui collabore facilement : il leur met à disposition les outils pour se rencontrer et s’assure dans le courant de la journée que l’échange a bien eu lieu,

 

En bref, nos 5 clés pour un daily (à distance) réussi

A distance ou en physique, l’essence du daily reste la même mais certains aspects sont naturels en présentiel alors qu’ils demandent une attention particulière à distance.Nous vous conseillons de faire attention à :

  1. Inciter l’équipe à la collaboration en centrant la discussion autour de l’atteinte de l’objectif du sprint 
  2. Adopter un format où tout le monde peut intervenir à n’importe quel moment afin de maintenir l’équipe en éveil
  3. Faciliter le travail d’équipe en organisant des meet afters pour résoudre les problèmes et besoins de collaboration soulevés et travaillez sur leur prise d’autonomie à le faire
  4. Découper finement en tâches lors du sprint planning, et le maintenir durant le sprint, permet d’être transparent sur l’avancement de la réalisation et facilite le travail à plusieurs sur la même user story
  5. Partager un seul écran afin d’être sur la même longueur d’onde visuelle et ainsi simplifier et fluidifier l’échange.

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