Mesurer la qualité de sa réunion ou de son atelier

Il arrive toujours un moment quand on travaille avec les équipes de devs où l’on se retrouve avec l’affirmation « J’ai trop de réunions, je n’arrive pas à avancer ». Cette phrase allume toujours un petit drapeau rouge, ça peut vouloir dire qu’il y en a effectivement trop et qu’il va falloir dégraisser, ça peut aussi vouloir dire que leur intérêt n’est plus directement perceptible. Les trois ateliers présentés ci-dessous ont pour objectif de déterminer si les réunions sont pertinentes, ils permettent de transformer les participants en acteurs au sein de la réunion.

Le classique : le ROTI

Quand l’utiliser ?

Le ROTI est rapide à mettre en place, même si vous ne l’aviez pas anticipé, si vous sentez qu’il faut libérer un peu la parole sur ce qu’il s’est dit, vous pouvez appeler à faire un ROTI jusqu’au tout dernier moment de la réunion.

L’intérêt est qu’il va permettre de donner la parole à chacun pour expliquer ce qui lui a plu ou pas et comment on pourrait améliorer la prochaine rencontre. Ce qui peut aussi être intéressant, c’est qu’étant une note, vous pouvez le systématiser pendant un certains temps pour avoir la tendance générale de l’intérêt et du déroulé de la réunion.

Quand vous sentez que les personnes commencent à mettre 3 très régulièrement, c’est que soit la réunion atteint ses objectifs (et c’est super !) soit les personnes ne veulent plus s’exprimer et mettent la note du milieu pour éviter d’être interrogé.

Il reste aussi préférable de faire cet exercice avec des groupes assez restreints (en dessous de 10 personnes), le risque est de rajouter pas mal de temps et de débats alors que vous vouliez que ça dure à peine quelques minutes.

A l’heure de la visio qui se généralise, c’est très simple aussi, une note de 1 à 5 dans le channel et c’est parti après le CHI ! FOU ! MI !

Mode opératoire

Phase 1 :

On explique le principe, chacun met la main derrière le dos et prépare sa note de 1 à 5 avec ses doigts et quand tout le monde est prêt, on compte 1, 2, 3 et à 3 tout le monde dévoile sa note.

	1 – Inutile : J’estime avoir perdu mon temps, j’aurais mieux fait d’être ailleurs
	2 – Peu Utile : Ça a duré beaucoup trop longtemps par rapport aux points d’intérêts de la réunion
	3 – Utile : Le temps était correctement investi, la réunion m’était utile
	4 – Très Utile : Ça a dépassé mes attentes
	5 – Waouh : Grosse surprise, la réunion est allée bien au delà de ce que je pensais.

Phase 2 :

Demandez qui souhaite s’exprimer sur sa note (notamment ceux qui ont mis 1 ou 2). Demandez aussi comment, d’après eux, pourrait-on améliorer la réunion la prochaine fois ?

N’hésitez pas à demander aussi à une personne qui a mis 3 ce qu’elle a pensé.

L’anonyme : Feedback Door

Quand l’utiliser ?

Vous avez animé une réunion avec beaucoup de monde et souhaitez avoir un retour. A chaque fois, c’est des vivas et la foule qui scande « une autre ! une autre ! » mais au fond de vous, vous aimeriez avoir d’autres retours ? La feedback door peut vous aider. L’avantage de cette solution est qu’elle est silencieuse et rapide, la contre partie est qu’il est difficile d’engager les débats et inclure le participants dans l’amélioration de la réunion.

Mode opératoire

1. Près des portes, préparez un paperboard séparé en 2 par un trait vertical, placez à gauche un smiley qui sourit, à droite, un smiley triste (ou l’inverse). Préparez la pile de posts-it et de feutres.
2. Expliquez le principe en début de réunion (pour ceux qui souhaiteraient exprimer leur frustration de ne pas poursuivre la réunion avec vous).
3. Avant de quitter la salle, les participants pourront exprimer leurs avis en mettant par écrit ce qu’ils ont pensé du temps passé dans la salle en remplissant les colonnes.
4. Faites un rappel en fin de réunion.

L’avancé : Les 3 questions

Quand l’utiliser ?

Cette méthode est la plus lourde à mettre en place mais permet d’entrer vraiment en profondeur dans la discussion. Elle est bien adaptée pour les formations, les séminaires ou pour créer un atelier discutant du pourquoi de la réunion pendant la réunion. Elle permet de transformer les participants en acteur de l’amélioration de la réunion en décrivant ce qu’ils sont venus faire ici.

Mode opératoire

En début de réunion, demandez aux participants de remplir sur des post-its les 3 colonnes :

• Je serai satisfait(e) de la réunion si…
• Je serai satisfait(e) du groupe si…
• Je serai satisfait(e) de moi si…

Chacun présente ses post-its, on regroupe les sujets et la réunion commence.

En fin de réunion, on debriefe en discussion libre :

• Quels objectifs avons-nous atteints ?
• Quels sont ceux dont nous sommes passés à côté ?
• Comment pouvons-nous nous améliorer la prochaine fois ?