À chaque sprint sa rétrospective : les situations exceptionnelles

Lorsque l’heure de la rétrospective approche, le Scrum Master se questionne inexorablement sur le format qu’il va devoir choisir. Dans le précédent article de cette série, des formats bien ciblés ont été présentés pour s’adapter aux différentes étapes de la vie d’un projet. Plus occasionnellement, la rétrospective peut être utilisée à bon escient pour répondre à un besoin précis. Deuxième passage en revue avec cet article qui se focalisera sur les situations exceptionnelles de la vie d’un projet.

Les situations qui seront abordées sont les suivantes :

• Trou de mémoire
• Tension dans l’équipe
• Pas d’intérêt pour les cérémonies
• La majorité des user stories n’a pas été terminée
• Un sujet à creuser

Trou de mémoire

Les pertes de mémoire peuvent être d’origines diverses : maladie d’Alzheimer, manque de sommeil, stress, carences alimentaires, consommation excessive de drogues, effet secondaire d’un médicament ou simple flemme cérébrale. Lorsqu’un de ces symptômes touche une ou plusieurs personnes dans votre équipe, la rétrospective se résume alors à deux situations : peu de post-it et/ou des post-its pas des plus pertinents. Pour éviter une épidémie, il existe un remède simple et sans effet secondaire…

Boîte aux lettres

Pour permettre à toute l’équipe de se souvenir des évènements qui se sont déroulés durant le sprint, il ne faut pas toujours attendre la retrospective. Ce format, qui testera également vos qualités artistiques, se déroulera tout au long du sprint jusqu’à une rétrospective pleine de surprises.

Matériel

• Une boîte en carton (de type boite à chaussures ou à mouchoirs)

Préparation

Prenez la boîte en carton et découpez-y un trou de manière à créer une boîte aux lettres. N’hésitez pas à orner la boîte de décorations sorties tout droit de votre imaginaire.

Préparez également le lieu qui accueillera cette boîte : elle doit être visible et facilement accessible de tous, c’est le meilleur moyen de la faire adopter rapidement par l’équipe. Par exemple, juste à côté de votre scrumboard.

Déroulé

Ce format se déroule en deux temps :

• Durant l’itération

Dès la fin du sprint planning, prenez quelques instants pour présenter votre nouvelle boîte et expliquer à l’équipe son utilité : lorsqu’un évènement survient ou qu’une personne pense à une idée, elle devra l’écrire sur un papier annoté de son nom et le poster directement dans la boîte.

• En rétrospective

En ouverture, faites une mise en scène digne de Koh-Lanta pour ouvrir la boîte et révélez son contenu. Pour chaque papier, invitez la personne concernée à expliquer son sujet. Lorsque tous les sujets ont été découverts, il est temps de choisir ceux qui seront débattus et susceptibles d’être améliorés.

Notre avis

Contrairement à ce qui est indiqué sur la notice, ce remède contre les pertes de mémoire n’est pas magique et le principal risque est de trouver une boîte aux lettres vide lors de la rétrospective. Pour que le remède fonctionne, il faut entretenir la vie de la boîte tout au long de l’itération en relançant les personnes jusqu’à ce que cela devienne une habitude pour eux. Par conséquent, ce format est à éviter pour les Scrum Master qui ne sont pas présents à temps plein avec leur équipe.

Lorsque toute l’équipe joue le jeu, le contenu de la boîte est généralement très riche et permet d’obtenir une rétrospective de qualité.

Le truc en plus

Après avoir découvert tout le contenu de la boîte, donnez quelques instants aux participants pour écrire de nouveaux post-its. Il arrive souvent que le rappel des différents évènements leur donne de nouvelles idées.

Tension dans l’équipe

Quoi de pire comme situation que deux membres d’une même équipe refusant de collaborer ? Les conséquences sont désastreuses : perte de motivation, peur de parler, conflit, agressivité, sabotage, etc. Comment les amener à crever l’abcès sans déclencher la troisième guerre mondiale ? Si les premiers symptômes se font sentir, et même si la rétrospective n’est pas l’endroit le plus approprié pour résoudre un différend, elle peut être adaptée pour laisser la parole aux différents partis pris. Bien souvent, recourir à l’écoute empathique suffit à dissiper tout malentendu. Si ce n’est pas le cas, c’est au Scum Master de prendre les choses en main et de résoudre le conflit avec l’aide des personnes appropriées.

Empathy Map

Emprunté à nos collègues UX Designer qui l’utilisent dans la définition des personas, l’atelier Empathy Map peut être détourné en format de rétrospective. Au lieu de chercher à comprendre les utilisateurs, les membres de l’équipe cherchent à se comprendre mutuellement pour améliorer leur communication.

Préparation

Dessinez un visage de profil sur un tableau de manière à ce que l’on distingue une oreille, un œil, le nez et la bouche. Découpez ensuite la zone en quatre sections en laissant de la place en dessous de la tête pour deux sections supplémentaires.

Déroulé

Avant de se lancer dans les post-its, n’hésitez pas à prendre la température des participants. Nul besoin d’un thermomètre, un atelier ice breaker fera parfaitement l’affaire. Si nécessaire, répétez la safe phrase : « Indépendamment de ce que nous allons découvrir aujourd’hui, nous comprenons et nous croyons vraiment que chacun a fait de son mieux, en fonction de ses connaissances, de ses compétences et de ses capacités, des ressources disponibles et de la situation courante. » (Norm Kerth).

Une fois l’échauffement terminé, passez aux choses sérieuses. Rappelez à tout le monde le sujet qui pose problème sans prendre partie. Conservez une position d’arbitre impartial et présentez les six sections du dessin à l’équipe :

• L’oreille : Ce que j’entends sur le conflit.
• La tête : Ce que je pense, ce que je ressens à propos du conflit.
• L’œil : Ce que je vois du conflit.
• La bouche : Ce que je dis, ce que je fais à propos du conflit.
• Les gains : Ce que l’on va obtenir en résolvant le conflit.
• Les douleurs : Ce qui va se passer si le conflit perdure.

Chaque participant peut maintenant réfléchir individuellement aux différents éléments. Restez très vigilant lors de la phase de restitution, il faut vite recadrer le débat si celui-ci dérive en accusations.

Une fois que tout le monde s’est exprimé, regroupez les sujets similaires, votez pour les plus importants et démarrez la recherche d’actions.

Notre avis

Ce format aide à partager ses émotions, ce qui peut parfois suffire à ôter les œillères de certains collègues et leur offrir de nouvelles perspectives sur la situation. Faites bien attention aux potentiels dérapages, encore une fois la rétrospective n’est pas l’endroit le plus approprié pour résoudre un conflit. Cela peut en revanche faire du bien à l’équipe d’en prendre conscience et d’en constater les impacts.

Le truc en plus

Encouragez l’utilisation du « je » plutôt que du « tu » de manière à mettre en avant l’expression des sentiments plutôt que des accusations. Par exemple, au lieu de dire « Michel, tu as encore cassé les tests d’intégration, fait attention bordel », il est préférable de dire « Je me suis senti énervé lorsque les tests d’intégration sont tombés une nouvelle fois, je pense qu’ils ne sont pas assez robustes ».

Variantes

• Writing the unspeakable – Partage de tous les taboos sous couvert de confidentialité.
• Expectations – Plus adapté en cas d’incompréhension sur les rôles de chacun.

Pas d’intérêt pour les cérémonies

Il existe de nombreuses raisons de ne pas aimer les cérémonies Scrum : trop longues, répétitives, sentiment d’inutilité, etc. La rétrospective ne déroge pas à cette règle et les symptômes ressemblent souvent à ceux décrits dans la situation de perte de mémoire : peu de post-it et/ou des post-its sans intérêt. Lorsque vous sentez que des personnes subissent certaines cérémonies et les prennent comme des contraintes plutôt que comme des opportunités, il est grand temps d’adapter votre rétrospective pour gérer ce problème.

ROTI meetings

Si vous sentez que votre équipe n’est pas motivé par plus d’une cérémonie, ce format vous permettra d’en avoir le coeur net à travers le détournement assumé du fameux ROTI (Return On Time Invested) servant habituellement en clôture.

Préparation

Dessinez un axe avec :

• en abscisse, les différentes cérémonies effectuées par l’équipe chaque sprint (daily, sprint planning, sprint review, rétrospective, backlog refinement, etc.).
• en ordonnée, les notes de 1 à 5.

Déroulé

Demandez aux participants de venir noter chaque cérémonie avec une pastille de couleur (une couleur par participant si possible). Rappelez au passage la signification des notes :

• 1 – Inutile, ça ne m’a strictement rien apporté.
• 2 – Bof, j’ai tout de même perdu mon temps.
• 3 – Moyen, je n’ai pas vraiment perdu mon temps, mais ça ne m’a pas apporté grand chose non plus.
• 4 – Intéressant, mon temps a servi à quelque chose.
• 5 – Excellente, impossible de faire mieux en temps passé par rapport à la valeur que cela m’a apporté.

Lorsque les notes sont révélées, prenez la cérémonie qui présentent le plus de notes négatives et/ou moyennes et enchainez avec un format de type start / stop / continue pour recueillir davantage de données spécifiques sur cette cérémonie.

Notre avis

Résultat 100% garanti. Ce format est une valeur sûre mais n’oubliez pas qu’il est la résultante de nombreux manquements. Jouer régulièrement un ROTI à la fin de chaque cérémonie pour comprendre les axes d’améliorations possible est le meilleur moyen de ne pas avoir besoin d’en arriver là en retrospective.

Le truc en plus

Si vous êtes nombreux, séparez l’équipe en deux groupes et donnez à chacun l’objectif d’améliorer une cérémonie.

ESVP

Particulièrement axé sur la rétrospective comparé au format précédent, l’ESVP sera utile si vous avez des doutes sur les motivations de l’équipe vis à vis de cette cérémonie.

Préparation

Dessinez un quadrant représentant les quatres attitudes suivantes :

• Explorer : impatient d’en découdre avec les problèmes de l’itération, là pour réfléchir à de nouvelles idées.
• Shopper : souhaite prendre les informations qui se présentent sans forcément être un acteur.
• Vacacioner : ne s’intéresse pas au contenu mais content d’être en réunion pour parler et changer de son quotidien.
• Prisoner : n’éprouve aucun intérêt pour la rétrospective et se sent forcé d’être présent.

Pour chaque case du quadrant, illustrez-la d’un dessin de votre cru le plus représentatif possible.

La particularité de ce format est qu’il faut préparer un autre format dans le cas où celui-ci ne nécessiterait pas davantage d’investigation. Préparez donc également un format de rétrospective adapté au contenu de l’itération.

Déroulé

Présentez le quadrant et demandez à chaque participant d’inscrire anonymement sur post-it l’attitude qu’ils vont avoir durant la rétrospective. Après avoir relevé les post-its, reportez les résultats sur le tableau.

Si vous obtenez des « Vacacioners » et/ou des « Prisoners », le sujet de la rétrospective doit changer pour tenter de trouver quelles sont les raisons qui amènent les participants à venir avec cette attitude. De la même manière que le format précédent, dérouler un start / stop / continue ou un simple content / pas content, sur la thématique de la rétrospective vous permettra de lever les non dits.

Si vous n’avez que des « Shoppers » ou « Explorers », vous pouvez enchaîner sur le format de rétrospective initialement prévu.

Notre avis

Remplacer des doutes ou ressentis par des faits, c’est tout l’objectif de ce format. Et il y répond parfaitement.

La difficulté de cet exercice est de préparer tous les scénarios possibles, afin de ne pas être pris au dépourvu lors de la découverte des réponses et donner davantage de grain à moudre à ceux qui étaient venus comme « prisoners ». Par exemple, si vous n’avez que des « Explorers » sauf un qui est « Prisoner », il n’est peut être pas utile de détourner totalement le contenu de la rétrospective. Vous pouvez demander si cette personne souhaite s’exprimer en levant l’anonymat et introduire un débât d’équipe vis à vis des arguments proposés. L’important est de garder la maîtrise du temps pour pouvoir enchaîner sur le format suivant.

La majorité des user stories n’a pas été terminée

Lorsque des user stories durent plus longtemps que prévu, que des personnes se sont souvent plaintes durant l’itération à propos de leurs stories ou qu’il en reste beaucoup en cours de développement mais non terminées à la fin de l’itération, il est peut être temps de se poser et de prendre un peu de recul sur le contenu de vos stories.

Analyse de stories

Pour comprendre les stories, il faut déjà faire l’exercice de les passer en revue. Et c’est ce que propose ce format via un exercice grandement inspiré du content / pas content.

Préparation

Divisez le haut de votre tableau en deux colonnes :

• Un post-it vert sur lequel un smiley content est dessiné dans la colonne de gauche.
• Un post-it rose sur lequel un smiley pas content est dessiné dans la colonne de droite.

Récupérez ensuite l’ensemble des post-its de user stories qui ont été commencées et/ou terminées. Elle vous serviront lors du déroulé.

Déroulé

Présentez d’abord une par une les user stories que vous avez récupérées, et demandez à l’équipe dans un vote à main levée si ces stories se sont bien déroulées ou non. En fonction du résultat, placez le post-it dans la colonne de gauche ou de droite.

Faites ensuite sélectionner, via un dot voting, les stories que les participants aimeraient analyser plus en profondeur. Pour l’heureuse élue qui a recueilli le plus de votes, demandez à l’équipe de noter sur post-it leurs idées dans les trois colonnes suivantes :

• Une colonne pour les éléments qui ont permis de faire avancer la story.
• Une colonne pour les éléments qui ont ralenti la story.
• Une colonne pour les éléments qui ont bloqué la story.

Après un nouveau dot voting sur les éléments jugés les plus importants, vous avez désormais la matière pour réfléchir sur les actions d’amélioration.

Notre avis

Ce format peut servir d’approche détournée pour faire prendre conscience à votre équipe de la nécessité de définir ou redéfinir la signification d’une story terminée (DoD) et prête à être implémentée (DoR). En effet, l’analyse amène souvent les participants à créer une liste de critères à vérifier en amont et en aval des stories pour ne plus retomber dans les mêmes travers.

Point d’attention : si des personnes n’ont pas participé à la story qui a été sélectionnée, elles risquent de trouver le temps long. N’hésitez pas à sélectionner deux voire trois stories qui seront sujettes en même temps à une analyse plus profonde et qui permettront à tout le monde de s’exprimer.

Le truc en plus

Pour les équipes relativement peu nombreuses, plutôt que d’effectuer un dot voting sur les éléments ralentissants ou bloquants des stories, proposez à chaque participant de choisir un post-it et laissez leur quelques minutes pour trouver individuellement une action d’amélioration.

Chaque personne sera alors responsable de son action si celle-ci a été acceptée par le reste des participants. Responsable signifiant celui qui suit le sujet et pas forcément celui qui le traite.

Variante

• Identify boring stories – Exercice similaire via la mise en place cette fois d’un quadrant pour cibler prioritairement les stories pénibles et qui ont pris du temps.

Un sujet à creuser

Si certains sujets reviennent de manière régulière lors des rétrospectives, c’est peut être que seules des actions de surface ont été menées. Pour éliminer complétement un problème, il faut creuser profondément pour le résoudre à la source.

Le Scrum Master peut également avoir envie d’aborder un sujet en particulier suite à une intuition ou à des remontées lors du sprint. Il peut utiliser la rétrospective et donc l’intelligence collective pour résoudre le problème détecté.

Fleur de Lotus

Inspiré de la littérature japonaise, le cœur de cette fleur représente le problème à résoudre et ses pétales de possibles causes.

Préparation

Dessinez deux fleurs de huit pétales chacune.

Déroulé

Commencez par inscrire une question ouverte au centre de la fleur. Cela peut être assez vague comme « Qu’est ce qui nous a empêché d’avancer pendant le sprint ? » ou répondre à un besoin précis du Scrum Master comme « Pourquoi de nombreux bugs ne sont détectés qu’en production ? ».

Dès que quelqu’un identifie un problème pouvant répondre à cette question, il vient ajouter un pétale à la fleur. L’exercice s’arrête lorsque la fleur a ses huit pétales au complet.

Faites prioriser les problèmes par l’équipe afin d’attaquer le plus pénalisant en premier. Ce pétale devient alors le centre d’une nouvelle fleur de lotus.

Relancez la collecte des pétales sur cette nouvelle fleur, cette fois ce sont huit causes potentielles qu’il faut trouver.

Une fois la fleur complète, prioriser les causes de la même manière que précédemment. Il ne reste plus qu’a prendre des actions sur les pétales les plus votés.

Notre avis

Activité hautement créatrice car demandant d’explorer huit possibilités à chaque fois. La réflexion commune à haute voix permet aux idées de rebondir dans tous les sens et d’arriver facilement à trouver tous les pétales.

Le truc en plus

Si plusieurs pétales arrivent en haut des priorités et que la taille de votre équipe le permet, faites deux groupes de réflexion sur les deux pétales les plus votés.

Variante

• 5 Whys – Se poser cinq fois la question « Pourquoi ? » afin de trouver la cause réelle d’un problème.
• 6 Thinking Hats – Les chapeaux canalisent les idées pour que celles-ci ailles toutes dans le même sens, sans en oublier aucune.

Pour aller plus loin

Si cette série d’articles n’a pas arrété votre soif de nouveau format, sachez qu’il existe différents sites qui devraient faire votre bonheur. Bien que ceux-ci ne soient pas orientés situations mais simplement dédiés à lister des formats, vous devriez, après une plus ou moins longue phase d’exploration, trouver le format qui répond à vos attentes.

Voici une liste non exhaustive :

• Retromat – Une liste assez impressionnante de formats dont un peu plus d’un tiers traduite en français.
• Fun Retrospectives – Tout est dans le titre. Site spécialisé dans les formats privilégiant une approche ludique.
• Retrospective Techniques for Coaches Scrum Masters and Other Facilitators on Trello – L’idée est louable : rassembler de manière simplifiée les formats définis sur internet (une majorité venant de Retromat et Fun Retrospectives). Le format Trello est plutôt pratique.
• Agile Retrospective Resource Wiki – Il y a un wiki pour tout, la rétrospective n’y échappe pas. Au delà des formats, ce site propose quelques astuces toujours bonnes à prendre et une section dédiée aux références (articles et livres) bien plus complète que celle-ci.
• TastyCupcakes.org – L’OVNI de cette liste. Pas uniquement centré sur la rétrospective, ce site répertorie toute sorte de jeu et technique d’animation qui pourront être une source d’inspiration importante. Le format blog n’est par contre pas le plus efficace dans la recherche exploratoire de format.

N’oublions pas de citer le livre de référence sur le sujet, qui bien qu’aillant plus d’une dizaine d’années, reste toujours aussi pertinent :

Conclusion

La rétrospective n’a maintenant plus aucun secret pour vous. Tout ce qu’il reste à faire c’est pratiquer, essayer de nouvelles choses et faire de l’amélioration continue sur la manière de conduire cette cérémonie. D’autres évènements peuvent vous amener à réfléchir à un nouveau format, quitte à devoir l’inventer vous même. Reprenez un concept vu dans cette série d’article et modifiez quelques paramètres pour arriver à vos fins. Ne tentez pas le diable si votre expérience ou votre contexte de projet ne vous le permet pas, les formats présentés ici couvrent 99% de vos besoins. Bonnes rétrospectives !