À chaque sprint sa rétrospective : les funs

Lorsque l’heure de la rétrospective approche, le Scrum Master se questionne inexorablement sur le format qu’il va devoir choisir. Dans le précédent article de cette série, les formats classiques ont été présentés comme une valeur sûre permettant d’obtenir un résultat satisfaisant avec un minimum d’effort. Mais que se passe-t-il lorsque la trop grande répétition de ces formats conduit à une saturation de la part de l’équipe ? Pour maintenir un niveau constant de motivation ou simplement changer de la routine, adapter la rétrospective pour y apporter une touche de fun devrait pouvoir vous sauver.

Pourquoi s’amuser en rétrospective ?

Dérouler un format de rétrospective fun n’a pas seulement pour but de s’amuser. Il serait effectivement difficile d’aller expliquer à vos responsables que vous venez de passer une heure et demi à dessiner des moutons pour la simple raison que c’était décontractant. Prendre l’angle de l’amusement pendant cette cérémonie a en réalité plusieurs vertus :

• Une participation en hausse : sous l’effet du jeu, les participants se débrident. L’amusement augmente l’intérêt et par conséquent l’envie de participer. Les langues se délient plus facilement et un nombre conséquent de sujets peuvent être abordés.
• Des rapports d’équipe améliorés : le jeu pose un cadre idéal à la création de liens entre les équipiers. Deux personnes qui s’amusent ensemble seront plus enclines à s’apprécier.
• Une assertivité développée : il est toujours délicat de faire passer des messages difficiles sans avoir un comportement à effet négatif. La pratique d’un format fun permet de créer une ambiance propice à une communication non agressive et par conséquent à faciliter la résolution des problèmes.

Quand utiliser un format fun ?

Les formats fun vous seront utiles dans les situations suivantes :

• La routine

La répétition des sprints peut apporter une lassitude aux membres de l’équipe. Cette routine touche particulièrement les cérémonies qui sont, de part leur définition, très ritualisées. Le risque est alors de voir s’installer des habitudes qui aboutiront dans la plupart des cas à un état général d’apathie. Dans le cas de la rétrospective, les conséquences d’un tel état peuvent alors être nombreuses : retard récurrent, remise en question de la cérémonie, nombre de post-it générés en baisse, nombreux post-it à faible valeur ajoutée (allant de « Merci Jean-Michel pour les croissants » à « Demain c’est les vacances ! »), etc. Avant d’arriver à une remise en question totale de la cérémonie, qui impliquerait un format plus adapté dont nous parlerons dans un prochain article de cette série, il est indispensable de briser cette routine en apportant une touche de fun.

• Rien à déclarer

Quand un sprint s’est déroulé sans encombre ou évènement majeur, il peut être difficile de contextualiser la rétrospective. Dans le précédent article, cette situation convenait à l’application d’un format classique, mais elle peut également être l’occasion de préparer un format plus amusant et nécessitant un peu plus de travail en amont.

• Un ou plusieurs nouveaux équipiers

Lorsque l’équipe se renouvelle au cours d’un sprint, adopter un format de rétrospective fun permettra d’aider les nouveaux arrivants à s’intégrer plus facilement. En effet, forcer des échanges directs entre personnes à travers des activités amusantes est une façon efficace de créer des liens au sein de l’équipe.

Exemples de formats

Jeopardy

À l’origine, Jeopardy est un jeu télévisé américain disposant d’un système de questions/réponses inversées. À partir de réponses également appelées des indices, les candidats doivent trouver la question correspondante. Par exemple, si l’indice donné est « La rétrospective », il faut bien entendu répondre « Qu’est-ce qui garantit l’amélioration continue au sein d’un projet Scrum ? ».

Préparation

Enfilez la chemise et retroussez vous les manches, il va falloir confectionner un plateau de jeu digne de TF1.

Pour ce faire, dessinez trois colonnes sur un tableau. Dans la première, inscrivez différentes sommes d’argent (100€, 200€, 300€ et 500€). Pour les deux autres colonnes, prévoyez de la place car elles seront destinées aux questions/réponses des deux équipes qui vont s’affronter.

Déroulé

Format idéal pour faire ressortir le Philippe Risoli qui est en vous, animer une rétrospective prend tout son sens ici. Les propositions farfelues ne sont pas à exclure mais à encourager, en plus d’avoir le mérite de faire sourire, elles sont les témoins de l’ambiance qui règne sur le projet.

Le truc en plus

Incarnez réellement le personnage de l’animateur pour détendre vos convives avec une mise en scène digne des plus grands show américains :

• Ornez votre plus belle chemise des années 90.
• Pour démarrer la cérémonie, faites une entrée tonitruante dans la salle sous les applaudissements d’une foule en délire enregistrée sur youtube.
• Prenez un gros feutre qui fera office de micro le reste de la séance.
• Prévoyez des sons spéciaux à chaque bonne ou mauvaise réponse.
• Préparez les sommes d’argent avec de vrais faux billets de Monopoly que vous remettrez symboliquement à l’équipe gagnante à la fin.

Pictionary

La célèbre phrase de Saint-Exupéry « Dessine-moi un mouton » se transforme ici en « Dessine-moi un sprint ». Retour en maternelle pour tous les participants, c’est l’heure de la séance d’art plastique à la sauce Pictionary.

Matériel

• Des feuilles blanches ou un tableau
• Des feutres de toutes les couleurs

Déroulé

Distribuez des feuilles blanches et feutres de couleurs à chaque participant. Ils vont devoir représenter trois choses, positives et améliorables, vécues ou ressenties durant le sprint. Si l’équipe est trop grande, réduire à deux dessins par personne ou créer des binômes.

Après dix minutes de liberté artistique, présentez de manière aléatoire les dessins un par un aux participants. Ils vont devoir deviner le message subliminal qui se cache derrière. L’auteur du dessin ne pourra répondre que par l’affirmative ou la négative. Notez toutes les propositions, elles serviront comme base de réflexion quand aux actions à prendre.

Notre avis

Format idéal pour faire ressortir le Picasso qui est en vous, même si cela fait mal de l’admettre, on se rend vite compte que nos talents artistiques n’ont que peu évolué depuis notre chère et tendre enfance. Attention tout de même, en se prenant au jeu les participants commentent de manière libre (ce qui rend l’activité amusante) mais s’éloignent rapidement de l’objectif initial, à savoir deviner le message lié au sprint. Trouver le bon équilibre entre l’amusement et cet objectif n’est pas toujours évident.

Le truc en plus

Twitter

L’oiseau bleu revisité le temps de la rétrospective. On se lâche sur les hastag et les RT dans la limite des 140 caractères disponibles.

Préparation

Dessinez un flux d’actualité Twitter sur lequel les participants viendront positionner leur Tweets.

Déroulé

Expliquez le principe de Twitter à l’assemblée. Ils vont devoir Tweeter sur le sprint, les #, @ et emoticon sont vivement encouragés.

Une fois les Tweets écrits, chaque participant vient les coller sur le flux d’actualité en les lisant à voix haute.

Pour définir les « trending topics », il suffit de mettre un RT ou un like sur ce qui vous intéresse.

Notre avis

#fun #rétrospective #tweets @Agilité

Le truc en plus

Si l’un des membres de l’équipe est un aficionado des Tweets, demandez lui d’expliquer le principe aux autres participants en guise d’introduction.

Dixit

Dixit est un jeu de société comprenant quatre-vingt-quatre cartes illustrées. Les joueurs doivent retrouver la carte correspondant à l’histoire narrée par le conteur.

Matériel

• Une boite de jeu Dixit
• Un tableau ou paperboard
• Un feutre

Préparation

Préparez une table afin d’y disposer les cartes de manière à ce que chacune soit bien visible.

Déroulé

Demandez à chaque participant de venir, à tour de rôle, choisir une carte. Celle qui l’inspire le plus vis à vis du sprint. Recommencez jusqu’à ce que tout le monde ait trois cartes en main.

Une fois la collecte terminée, faites un premier tour de table. Une personne présente aux autres l’une de ses trois cartes. Ils doivent deviner pourquoi cette carte a été choisie par cette personne. Notez toutes les propositions, elles serviront comme base de réflexion quand aux actions à prendre.

Lorsque tout le monde a présenté une carte, demandez si quelqu’un tient à en présenter une deuxième. Il est rare qu’une personne veuille présenter ses trois cartes, certaines étant trop abstraites dans leur interprétation ou le sujet ayant déjà été abordé par quelqu’un d’autre.

Notre avis

Format fun et développant l’empathie. Pour deviner le sens de l’image choisie, il faut se mettre à la place de ses collègues. Le niveau de communication est également mis à rude épreuve, vous verrez tout de suite si l’équipe devine du premier coup ou si au contraire personne n’est conscient des problèmes que peut avoir le reste de l’équipe.

L’originalité de ce format réside dans le fait qu’il n’utilise pas de post-it. Il faut en revanche faire l’acquisition du jeu.

Le truc en plus

Pré-sélectionnez les cartes à présenter en excluant celles qui ne correspondent pas au sprint passé. Cela vous fera gagner du temps en séance.

Conclusion

Vous êtes désormais l’ennemi numéro un de la routine ! La maîtrise des formats fun vous permettra de vous adapter à des situations mettant en péril l’amélioration continue. Cependant, il existe de nombreuses situations pour lesquelles les formats classiques ou fun ne sont pas les plus efficients. Lorsqu’il y a des tensions dans l’équipe ou encore que vous avez de nombreuses stories non terminées, il vous faudra dérouler un format s’adaptant parfaitement à ce contexte. Ne manquez donc pas le prochain article de cette série qui vous présentera plusieurs situations concrètes et les formats de rétrospective qui s’y adaptent le mieux.