AGILE : 9 conseils pour un forum ouvert

Le forum ouvert est né du constat qu’avec un grand groupe de personnes (jusqu’à plusieurs centaines), il est complexe d’animer une réunion dans laquelle tout le monde se sent utile en apportant sa pierre à l’édifice. Généralement, les discussions les plus utiles vont se dérouler à la machine à café. Créé il y a plus de 30 ans aux Etats-Unis, il s’exporte aujourd’hui dans tous les pays. À l’inverse d’une conférence ou grande messe d’entreprise, les participants ne sont plus dans une posture passive, mais active du début à la fin. Avant d’entrer dans les conseils voyons en quelques lignes le b.a.-ba.

La base d’un forum ouvert

Les 4 principes résument ces idées :

Au démarrage, tous les participants se retrouvent en session plénière pour définir ensemble l’ordre du jour autour du thème de la journée. L’ouverture se réalise généralement tous ensemble en cercle. Chaque participant amène ses idées, ses questions ou même des urgences à traiter. L’objectif est simple, élaborer ensemble l’ordre du jour. Tout le monde doit s’y retrouver pour que l’engagement soit maximal.

Ensuite lors des sessions de travail, les participants vont tous ensemble débattre des différents sujets sélectionnés. En tant qu’organisateur ou sponsor, venir avec des réponses préfaites est à éviter, la délégation de pouvoir doit être maximale.

Enfin, la clôture se passe à nouveau en plénière. Les participants vont partager leurs apprentissages en présentant la restitution co-réalisée.

Quelques ingrédients de la recette

Travailler durant une session de plusieurs heures avec 50 personnes demande une certaine organisation pour déterminer qui sont les participants, la logistique nécessaire, le déroulé, le produit en sortie, etc. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à éviter certains pièges classiques d’un forum ouvert:

1. Un lieu pour ouvrir
   Ce style d’atelier doit permettre de laisser libre cours à ses idées, il faut donc veiller à avoir une salle où tout le monde peut apporter un sujet sans la moindre gêne physique et/ou mentale. Lorsque nous sommes habitués à des réunions et conférences nous sommes passifs. Nous ne sommes pas exposés aux regards de l’assemblée, se lever devant 100 personnes nous fera sortir de notre zone de confort. Pour éviter une timidité accrue, créez une zone où tout le monde peut se voir, pas uniquement ceux qui vont sur le devant de la scène. Favorisez la libre circulation avec une salle suffisamment grande et sans mobilier, il n’est pas imaginable de faire lever 10 personnes pour accéder à la zone de partage ou pire encore avoir des personnes qui ne la voient pas. Nous comprenons tout de suite qu’une ouverture n’est pas possible dans un amphithéâtre par exemple.

 

1. Poser le cadre
   Le concept est assez simple et peut nécessiter un minimum de cadre. N’oubliez pas lors de l’introduction de rappeler les 4 principes, les 2 postures animales et la loi des deux pieds. Autant les principes sont faciles à saisir, les autres sont moins évidents à appréhender lorsque nous sommes débutants. Prenez du temps pour expliquer les concepts avec des exemples concrets.
2. Le thème
   Dans le cas d’un forum ouvert en entreprise, ne pas cadrer par une thématique va laisser place soit à un vide d’idées soit à une divergence trop accrue. La restitution risque ensuite d’être complexe à animer. Ce type d’atelier peut généralement avoir pour but de résoudre plusieurs sujets d’un même thème (une offre, une organisation, des nouvelles pratiques, etc.), si besoin vous pouvez créer des zones par thèmes.
3. Récolter les sujets 
   Lorsque le public est motivé et comprend bien le fonctionnement, nous allons vite avoir plus de sujets que d’espace, la place du marché peut même devenir inondée. Tout comme dans une réunion l’ordre du jour doit pouvoir être traité dans le temps imparti. Limitez le nombre de sujets à aborder. Cela ne veut pas dire arrêter la collecte, mais permettre une sélection collective suite à un pitch ou une discussion puis un vote.
4. Timeboxer les sessions
   Portez le concept du principe « Quand c’est fini, c’est fini » aux sessions et non pas qu’au forum ouvert. Il faut savoir passer au sujet suivant et laisser la place. Le facilitateur devra veiller au grain!
5. Les lieux d’échanges
   Une fois les sujets votés, ils vont être répartis géographiquement pour permettre de ne pas déranger les voisins (nuisance sonore). A contrario les éloigner va forcer les participants à faire de nombreux pas et perdre de précieuses minutes. Ils ne voudront plus bouger et iront parfois même à l’encontre de la loi des deux pieds. Faites ressortir les zones de regroupement via des totems. Préférez une zone repérable par une image plutôt qu’un mot (ex: ampoule, bateau, cheval, vague, étoile, etc.)
   
         

6. Visualiser continuellement
   Une fois le forum démarré le public se sépare et va vers son centre d’intérêt le plus fort. Ce dernier peut évoluer, ils souhaiteront alors migrer vers un nouveau sujet. Créez une zone de management visuel avec le programme et les premières restitutions sous forme de dessins, mindmap, nuage de mots, etc. (voir aussi « Forum ouvert, la salle des nouvelles »).
7. Restitution
   L’humain est curieux et souhaite souvent être partout. Malheureusement l’humain n’est pas divisible. Pensez donc à faire une restitution où chaque groupe partagera les apprentissages. Quel format, Combien de temps, Quel support ? Toutes les réponses doivent être abordées lors de l’introduction. Profitez-en pour pousser les groupes à élire un secrétaire. Il prendra en notes les échanges et en fera la retranscription. Il devra être autant que possible neutre pour ne pas ajouter d’interprétations personnelles. Une restitution durant les sessions de travail permettra également aux nouveaux arrivants de s’intégrer plus facilement.
8. Cercle de clôture
   En fin de forum ouvert, invitez tous les participants (qui se connaissent maintenant mieux) à présenter les restitutions réalisées au cours des sessions de travail. Préférez les paperboards gribouillés de schémas, dessins et graphiques, ils seront plus exploitables que les proses écrites. C’est aussi le moment pour définir un plan d’action global (en rapport avec le thème de la journée). Profitez-en aussi pour récupérer le ressenti des participants sur ce nouveau format et récupérer du feedback en vue du prochain forum ouvert.

Le forum ouvert est un format incroyablement efficace à condition qu’il soit suffisamment préparé. Les participants ne doivent pas sentir un flottement par un manque d’organisation. Pour cela, je vous conseille au minimum de répondre différents items de la méthode des 7P pour cadrer votre forum ouvert.

Un autre constat, généralement le public est assez frileux à l’idée d’être un participant actif plutôt que dévoreur de conférences. Ils auront l’impression d’une session fourre-tout où ils vont perdre leur temps. Une bonne communication pourra être nécessaire pour tuer les apriorismes.

Toutefois, nous ne pouvons jamais savoir avec exactitude ce qu’il va se passer, dans ce type d’événement nous donnons la liberté aux participants d’énoncer, d’analyser les problèmes majeurs et de trouver des solutions par eux-mêmes. Les décisions et plans d’actions qui en ressortiront seront souvent plus solides et durables. Ils seront également mis en place plus rapidement car tous auront fait partie du commencement et seront donc convaincus.

Maintenant il n’y a plus qu’à se lancer et vivre l’expérience !