Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 5 – Partie I) : Gérer les obstacles – La fiche kaizen

Cet article fait partie d’une série intitulée « Il était une fois un projet IT en Kanban », débutée en 2013 et décrivant les différentes étapes de l’accompagnement d’un grand groupe vers une transformation Agile à grande échelle, basée sur la mise en place d’un système kanban.

Cette série comporte les épisodes suivants :

• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 1) : Du Story Mapping au Kanban) ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 2 – Part I) : Indicateurs Graphiques ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 2 – Part II) : Mesurer la performance du système avec les KPI ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 3) : Tenez vos promesses avec la prédictibilité;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 4) : Améliorer la qualité de vos Stories ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 5 – Partie I) : Gérer les obstacles – La fiche Kaizen ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 5 – Partie II) : Gérer les obstacles – Le Kata ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 5 – Partie III) : Gérer les obstacles – Le A3 Problem Solving ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 6) : Suivre les adhérences externes.

Ce cinquième épisode porte sur le suivi et la gestion des obstacles, perturbant l’efficience d’un Système Kanban.

La matrice de Merril & Covey

L’identification et la suppression des obstacles restent un axe important dans la gestion d’un Système Kanban et sont un des éléments constituant le Cockpit Kanban.

Le suivi des obstacles est effectué via un tableau dédié, avec en entrée une matrice nous permettant de définir le niveau de priorité de chaque obstacle identifié.

Cette priorisation est faite via la Matrice de Merril & Covey (A. Roger Merril, Rebecca R. Merrill et Stephen Covey), créée dans les années 90, afin d’aider les managers à prioriser leurs activités. Cette matrice est décrite dans leur ouvrage « First Things First« .

La matrice est construite autour de deux axes principaux :

• Axe 1 : Détermine le degré d’Urgence de l’obstacle ;
• Axe 2 : Définis le degré d’Importance de l’obstacle

Ces deux axes permettent de constituer quatre quadrants qui apporteront un niveau d’information sur le niveau d’urgence et d’importance d’un obstacle, sur lesquels sera basé la priorisation des obstacles à traiter :

• Priorité 1 : Urgent & Important
• Priorité 2 : Par Urgent & Important
• Priorité 3 : Urgent & Pas Important
• Priorité 4 : Pas Urgent & Pas Important

À cette matrice nous associons deux colonnes :

• En cours : Permets d’identifier les obstacles en cours de résolution ou de traitement ;
• Terminée : Identifie les obstacles ayant été résolus.

Maintenant que le management visuel & le workflow de traitement des obstacles est défini, comment allons nous adresser ces fameux obstacles ?

La fiche Kaizen

Pour ce faire, nous avons utilisé une fiche, que nous avons nommés « Fiche Kaizen« , du terme Japonais emprunté au Lean et signifiant « Amélioration continue »,  Le terme Japonais Kaizen signifiant le bon changement : Kai de changement et Zen de bon.  Ce terme a été traduit dans les pratiques Lean par « L’amélioration continue »

Cette fiche ressemble au modèle suivant :

1. Titre obstacle : Il s’agit simplement d’un intitulé décrivant synthétiquement sur quoi porte l’obstacle rencontré. Le titre peut être associé à un identifiant unique (conseillé).
2. Avant amélioration : Cette partie est à renseigner, dès identification de l’obstacle, avec la description détaillée du problème rencontré. Cette partie décrit en termes mesurables le décalage entre le situation actuelle et la situation idéale
3. Action prise : Contient la ou les actions à mettre en oeuvre afin de réduire ou résorber l’obstacle ;
4. Effet : A renseigner après la mise en oeuvre des actions. Cette partie décrit les effets constatés sur les actions réalisées, qu’ils soient positifs ou négatifs ;
5. Proposé par : Nom et prénom de la personne ayant créé la fiche Kaizen
6. Date : Date de création de la fiche Kaizen.

Une fiche Kaizen peut être créée par n’importe quel membre de l’équipe, identifiant un obstacle à la réalisation de son activité ou sur l’efficience du Système Kanban. Cet obstacle peut être d’ordre technique, humain, organisationnel ou fonctionnel.

Lien Kanban Board & Kanban des obstacles

Un obstacle peut être identifié lors de la réalisation d’une carte kanban. Dans ce cas, le numéro de la fiche obstacle peut être associé à la carte kanban et le numéro de la carte kanban peut être inscrit sur la fiche Kaizen, permettant ainsi de faire le lien entre les deux éléments.

Le tableau des obstacles est ensuite suivi au quotidien, lors des Daily Meeting.

Le tableau de suivi des obstacles peut également être géré en mode Kanban, c’est à dire que l’on peut appliquer des limites hautes, afin de calibrer le flux de traitement des obstacles à la capacité de l’équipe projet.

Conclusion

La fiche Kaizen, associée à un tableau (voir Kanban) de suivi des obstacles, apporte une information visuelle et factuelle sur l’état de santé du Système Kanban et permet à l’ensemble des acteurs du projet de partager les actions de correction à mettre en oeuvre.

L’étape suivante va maintenant porter sur l’analyse de la fiche Kaizen, via une cérémonie, nommée « Kata », que je décrirais, avec Yannick Quenec’hdu, dans la seconde partie de cet épisode.

Take away (aller plus loin)

La gestion des obstacles, via un Kanban Board fait partie des nouveautés de la seconde édition du livre de Laurent Morisseau, « Kanban pour l’IT« .