La vie des fondations : Extreme Road-mapping

Aurélien Maury vous a présenté lors d’un précédent billet la mise en place des fondations au sein de Xebia, notamment pourquoi nous avions opté pour cette organisation plutôt qu’une autre. Je vous propose de poursuivre la visite des coulisses en vous partageant la manière dont, en février, nous avons fait émerger 7 roadmaps (une par fondation, excepté la fondation agile), en impliquant environ 80 personnes, en une heure.

Le besoin

Les fondations se rassemblent au moins une fois par mois, lors de notre XKE (Xebia Knowledge Exchange), journée de conférences et ateliers interne. Pour rythmer nos différents travaux et nous donner un cap, nous avons eu le besoin classique de se doter d’une roadmap. Les agilistes ayant déjà une roadmap matérialisée, les gardiens des Fondations et notre porte-parole se sont dits qu’il serait opportun que nous aidions les autres fondations à avoir cette vision… L’objectif était d’avoir un format de roadmap commun à toutes les fondations, et que chacune d’entre elles soit en mesure d’en livrer une première version… le soir même. Courageux ou inconscients, nous avons relevé le défi…

J-2 : Le format de nos roadmaps

Ce n’est pas parce que l’on est agile qu’on ne fait pas de roadmap. Par contre, il convient de garder du recul sur ce que doit être une roadmap : la photo d’un cap (ou d’objectifs) à un moment donné, qui peut bien entendu être challengé ou modifié selon l’importance nouvelle des chantiers au programme, ou de ceux qui émergent « à l’improviste ».

Une roadmap qui répond bien à cela doit donc être plutôt précise dans un proche avenir (et c’est à vous de régler la mire), et plus vague ou sujette au changement (que l’on accepte de manière bienveillante bien entendu) à moyen et long terme.

Pour correctement adresser cela, nous avons choisi cette échelle de temps :

février, mars, T2 (second trimestre), T3, T4 (et si nous avions poussé le bouchon au plus loin, T3 et T4 peuvent tout à fait être substitués par S2 – second semestre). Le temps est notre axe horizontal.

En lieu et place d’un portefeuille de projets ou d’équipes comme c’est classiquement le cas pour une roadmap, nous avons les grands thèmes que chaque fondation aborde, notre axe vertical.

Les thèmes adressés par les fondations sont : Marketing, Communication, Opérations, Gestion de la compétence, Formations.

Nous avons donc une trame, il va maintenant falloir la remplir :-)

L’étape suivante a été de répartir les agilistes par fondation pour faciliter l’atelier.

Jour J : l’atelier

Tout d’abord, un rapide zoom sur la logistique :

• Pour chaque fondation, un mur ;
• Sur le mur, la trame de roadmap prépositionnée (la ligne de temps, les lignes de thèmes) ;
• Des post-its.

Ensuite, nous nous sommes donné un maximum d’une heure pour créer la première version de ces roadmaps.

Le format de l’atelier est le suivant :

• Présentation de l’atelier et de ses différentes étapes aux participants. Durée : 5 minutes.
• Première phase de brainstorming pour générer les chantiers et actions. Durée : 10 minutes. Pour se faire, un binôme (ou trinôme dans certains cas) prenait un thème (par exemple Marketing) et créait toutes les actions qui rentraient dans ce thème.
• Seconde phase de brainstorming : chaque binôme passait sa pile de post-its au binôme voisin et celui-ci pouvait compléter des actions qu’il jugeait manquantes. Durée : 5 minutes. L’intérêt de cette deuxième phase était de s’assurer qu’on n’oubliait pas d’action sans solliciter trop de monde, la taille des fondations pouvant être assez importante (jusque 20 personnes).
• Ensuite, un binôme reprenait un thème et les actions correspondantes pour les positionner dans le temps. Durée : 10 minutes.
• Second tour de planification : un autre binôme revoyait les priorités définies et pouvait pointer les actions dont la priorité était discutable. Durée : 5 minutes.
• Revue collégiale des actions dont la priorité n’était pas tranchée et revue finale de la roadmap obtenue. Durée : 10 minutes.

Et cela donne cela :

Tips and Tricks

Lecteur, je sais que tu sais compter, et que cela ne fait pas une heure. Premier petit tip : prévois toujours du mou pour ce genre d’atelier, surtout quand tu facilites un atelier avec beaucoup de participants.

Les lecteurs éclairés reconnaissent des patterns classiques d’agilistes. L’atelier que nous avons mené est inspiré du story mapping et de la magic estimation (aussi connue sous le nom d’Extreme quotation). Il se base sur quelques bonnes pratiques de facilitation :

1. Préparer son atelier. Ce devrait être un basique, mais repensez à toutes ces réunions / ateliers non préparés. Malheureusement il est probable que vous n’ayez pas besoin de beaucoup solliciter votre mémoire.
2. Diviser pour mieux régner. Répartissez le travail à faire et créez des petits groupes (2 ou 3 personnes). Plus on est de fous, moins cela fonctionne.
3. Inutile de solliciter tout un groupe sur l’ensemble des questions d’un atelier. Un binôme pour faire une première proposition, un autre binôme pour la challenger, dans la très grande majorité des cas le résultat sera là.
4. Timebox, timebox, timebox. J’ai lu récemment sur twitter : vous ne savez pas tenir la durée d’une réunion et vous voulez mener un projet ? Méditez cette phrase. L’objectif n’est pas tant d’avoir un résultat parfait, obtenez déjà un résultat.