Le cockpit Kanban – Part I – Le calendrier

• Les objectifs de notre projet (Cible) ;
• Les éléments de planification et d’information sur notre équipe (Planification Macro) ;
• Le suivi au quotidien des activités de notre équipe Kanban (Planification Micro) ;
• Les mesures, indicateurs et éléments de prédictibilité (Indicateurs) ;
• La gestion des obstacles, risques et problèmes rencontrés (Suivi problèmes).

Je me nomme Yannick Quenec’hdu et avec mon collègue Couthaïer Farfra, tous deux Consultants Agile Xebia, nous allons vous décrire les différents composants constituant un cockpit Kanban.

Notre première description portera sur le calendrier de l’équipe, faisant partie des "Indicateurs" de notre cockpit. 

Vous vous reconnaissez ? … Normal, que l’on soit Développeur, Recetteur, Scrum Master ou Product Owner, nous sommes tous confrontés à ces impératifs de dernière minute ou à ces réunions interminables qui ont tous un impact sur notre travail. 

Comme le dit un Product Owner, "je commence souvent à travailler après 18 heures, quand les réunions sont terminées…".

La réalisation d’un projet Agile, que ce soit en Scrum, en Kanban ou en ScrumBan, exige toujours une forte disponibilité des différents acteurs, du Product Owner au Scrum Mater, en passant par l’équipe de développement et de test. Or cette disponibilité peut être perturbée par les nombreuses réunions qui ne manquent pas d’arriver sur tout projet et dans toute organisation.

Alors comment faisons-nous pour garantir à notre équipe une capacité suffisante pour tenir ses engagements ?

Pour cette équipe, nous avons mis en place un calendrier de suivi de toutes les réunions, qu’elles soient propres à un Sprint (en dehors du Daily Meeting) ou non. 

Lorsqu’un membre de l’équipe part en réunion, il prend un petit magnet (aimantin, pour parler français) et le positionne devant son nom, sur le calendrier de notre cockpit Kanban. Lorsqu’il revient de réunion, il inscrit le temps passé et cela pour chaque jour de la semaine.  

Cette petite pratique nous permet de mesurer et tracer tout le temps passé sur les différentes réunions et cérémonials. L’objectif final est de réduire les perturbations et les instances et montrer au responsable le gaspillage de temps, qui peut être une des raisons pour lesquelles nous ne tenons pas nos engagements !

Lors des rétrospectives, nous avons des chiffres factuels qui nous permettront de proposer des solutions pour réduire le temps consommé.

Nous avons travaillé avec une équipe à réduire le sprint planning de 6 heures à 2 heures, en améliorant le contenu des User Stories, en cadençant au mieux cette instance, en ajoutant de la Magic Estimation en complément du Planning Poker, etc. Ce calendrier nous a permis de tracer dans le temps l’amélioration de nos performances.

Il y a deux semaines, j’ai fait un point avec une autre équipe. En février 2013, nous avons institué l’utilisation de ce calendrier sur notre cockpit Kanban.

Après 4 mois d’utilisation, nous avons économisé 64% de temps sur une moyenne de 90 heures/mois. À la fin de l’année, nous aurons économisé 1 mois, ce qui est loin d’être négligeable pour notre équipe. Mais au-delà du temps économisé, nous avons répondu à une sollicitation de l’équipe, réduire le nombre de réunion. L’équipe ne se plaint plus de ses réunions et des interruptions de leur manager.  À la fin, l’équipe et les managers sont très satisfaits. 

Ces mesures peuvent ensuite être associées à la charge allouée à l’ensemble de l’équipe, permettant ainsi de visualiser la part de toutes ces réunions dans la charge hebdomadaire et mensuelle de notre équipe.

L’idée n’est pas non plus de supprimer ou de réduire à son extrême chaque instance. Certaines instances sont nécessaires pour créer notre produit. De plus, afficher un calendrier ne réduit pas automatiquement les instances. Pour se faire, il faut étudier celle qui consomme le plus de temps, mettre en oeuvre une rétrospective, proposer des mesures de réduction du temps et les appliquer, parmi lesquelles :

• Fixer des objectifs à chaque réunion ;
• Le Timeboxing des ateliers ;
• Le stand Up permet de "supprimer" ou d’alléger un certain nombre d’instances ;
• Bien distinguer les actions d’optimisation entre les rituels agiles et les réunions de l’organisation.

Nous aurons l’occasion de voir tout cela en détail dans un prochain article sur notre "cockipt Kanban".