Retour d’expérience Scrum appliqué à un repas de noël

Décembre. Mois de fête, de neige et de gastronomie. La période de Noël étant traditionnellement propice à de bons gueuletons, un couple d’amis, que nous appellerons Myriam et Jean, me propose de faire un repas de Noël un peu en avance. Myriam est très intéressée par l’agilité, Scrum en particulier, mais n’a qu’une vision vague de la méthode et des concepts sous-jacents (« une méthode de gestion de projet où l’on joue aux cartes ? Où l’on utilise que des post-it ? Ça a l’air amusant, mais je demande à voir pour être convaincue »). Elle me propose donc d’appliquer Scrum à la réalisation du repas de Noël : cela pourra servir de thème à la soirée et permettra d’apprendre en s’amusant dans un contexte différent.

L’idée semble bonne, mais j’ai quelques appréhensions :

• Les convives vont réaliser et consommer le repas, gommant ainsi la distinction client – fournisseur
• Un repas est un produit assez différent d’un logiciel informatique
• Le temps va être très court
• La méthode traditionnelle de préparation d’un repas est on ne peut plus waterfall (idée – recettes – courses – cuisine – repas), de plus elle est parfaitement adaptée.

Après réflexion, nous affinons le concept et décidons de faire tout depuis zéro, avec le minimum de préparation initiale. Exit donc le menu prédéfini : nous verrons bien quel repas émergera, nous nous concentrerons sur nos attentes et nos envies. La vision Waterfall doit être la plus minime possible donc nous ne partirons pas d’un menu initial ni de recettes (nous partons du principe que nous sommes compétents en cuisine, ce qui est le cas).

Les participants devront à la fois être les clients et les réalisateurs, à la fois maîtrise d’œuvre et d’ouvrage ? Soit, nous endosserons les rôles alternativement, nous passerons de la cuisine à la salle à manger, cela nous donnera un point de vue des deux cotés. Nous pourrons pratiquer des itérations courtes, entre lesquelles nous dégusterons ce que nous avons déjà pu préparer (cela nous servira de démo), puis nous ferons une rétrospective de l’itération et une discussion et priorisation du backlog pour la suite du repas. Nous assimilerons les plats à réaliser aux fonctionnalités d’une application.

Myriam sera la Product Owner, et je serais le Scrum Master / Coach.

Ma foi, cela semble se tenir, alors allons y !

La mise en place

Nous nous fixons en amont sur le programme suivant :

• Nous serons quatre participants :
• Myriam : commerciale dans l’industrie,
• Sylvie : agent territoriale dans le sud de la France,
• Jean : docteur en science cognitive et knowledge manager,
• moi-même : Scrum master.
• Myriam réalisera les courses de base avant la soirée, sans fixer de menu
• Chaque participant ramènera un ou deux ingrédients de son choix (cela symbolisera les compétences individuelles amenées au projet et les envies personnelles)
• Nous effectuerons ensemble un sprint 0 d’une heure et demie, dans lequel nous exposerons nos attentes quant au repas, nous définirons globalement sa structure, constituerons un premier backlog priorisé, et estimerons la quantité de travail à réaliser. et éventuellement ferons les courses complémentaires à l’épicerie de quartier
• Nous allons faire des itérations d’une demi-heure de cuisine, découpées en 3* 10 minutes pour laisser la place à un standup meeting rapide,
• Nous nous attablerons entre chaque itération pour profiter du repas en rendossant notre rôle de convive, puis nous prioriserons le backlog, et ferons une rétrospective rapide
• Notre produit (le repas) devra être opérationnel à la fin de chaque itération (ambiance, nourriture, boissons, etc.)

Nous commençons donc l’expérience à 18h30, par un brainstorm de ce que l’on attend et de ce qu’on peut faire en fonction des ingrédients à notre disposition : les idées fusent et nous constituons un premier backlog.

Nous priorisons ensuite les idées selon ce que nous avons le plus envie de manger (la valeur métier), et nous faisons un premier chiffrage. pour cela, n’ayant pas de cartes de poker, nous avons utilisé des pièces de monnaie de centimes d’euro : 1, 2, 5, 10, 20, 50.

Il nous faut également une définition of DONE, nous choisissons la suivante :

• La vaisselle doit être faite
• L’espace de travail doit être nettoyé
• Les plats (ou préparations) doivent être couverts et gardés
• L’effort de présentation du plat doit être fait
• Les plats chauds doivent être conservés chaud

Avant chaque itération, nous réalisons le découpage en unité de travail sur les post it, et nous utilisons un mur blanc comme scrum board de fortune :

Le résultat

Je ne reviendrai pas en détail sur toutes les péripéties de la soirée, mais je vais vous présenter le résultat de chaque itération :

Première itération (20h45)

Réalisations

• Table mise en position basse et décorée,
• Une tapenade évoluée en apéritif, accompagnée de tomate cocktail
• Des mises en bouches préparées mais non cuites

Bilan

Le repas est à l’état « apéro », cela nous fait du bien de commencer à manger, la table est belle et c’est sympa de manger assis sur le tapis moelleux.

Nous constatons que la tapenade est excellente, pourtant elle a été réalisée à 4 mains (entre la découpe des ingrédients, le mélange et l’assaisonnement)

En rétrospective nous remontons qu’il faut veiller à l’embouteillage autour de l’évier, où se trouve la poubelle. nous prenons comme action de créer une autre poubelle hors du passage. de même nous n’avions pas de musique : il est décidé que jean aura la responsabilité d’assurer l’ambiance sonore.

Deuxième itération (21h45)

Réalisations

• La table est rehaussée et mieux décorée,
• La tapenade est désormais accompagnée de poivrons confits à l’ail
• Les bouchées chaudes sont servies
• Nous avons maintenant de la musique

Bilan

Chacun a préparé 4 bouchées selon ses envies, et tout est très bon. les poivrons tièdes rehaussent parfaitement la tapenade. finalement, nous avons bien avancé dans la préparation de la suite, tout est quasiment prêt pour la troisième itération, il ne reste presque plus qu’à cuire et attendre.

Troisième itération (22h30)

Réalisations

• La table est nettoyée et les assiettes sont lavées,
• Le plat principal est servi : poulet caramélisé accompagné de poire saisies dans l’huile des poivrons et de pain libanais
• Le fromage est servi ensuite : camembert rôti aux échalotes accompagné d’endives
• Puis vient le dessert : mignardises

Bilan

itération assez peu chargée, surtout attendre la fin de cuisson. ambiance légère et agréable, aucune difficulté constatée.

Conclusion

Tous les convives ont été très surpris de la qualité finale du repas : tous les plats étaient excellents. Nous avons pu réadapter nos idées en cours de repas, ainsi le trou normand envisagé lors du brainstorm s’est finalement transformé en dessert. Nous avons abandonné certaines idées trop coûteuses ou impossibles à réaliser dans le temps imparti.

Tous les ingrédients apportés par les convives ont été utilisés, de même qu’une grande partie du fond d’ingrédients disponible.

La cuisine a terminé dans un état acceptable et ne nécessitera pas de gros ménage.

Myriam a pu obtenir la recette de la tapenade de Sylvie.

Il y a eu une très bonne coordination et tout le monde s’est naturellement impliqué dans le repas. Les problèmes ont resurgi très tôt et ont pu être traités : les problèmes d’intendance d’une part (organisation de la cuisine, gestion des déchets), mais aussi les problèmes d’organisation. Par exemple, lorsqu’un participant a voulu reprendre naturellement la direction des opérations, nous avons pu désamorcer très facilement, et poursuivre l’expérience dans le cadre que l’on s’était fixé.

Le planning initial a été respecté, tout a été prêt à temps et le timing du repas était très bon, nous avons vraiment pu passer à table à la fin de chaque itération.

Ainsi, tout le monde a été assez impressionné par le résultat final obtenu – sachant que nous n’avions rien préparé ni discuté en avance – et par la cohérence du produit final.

Une chose est certaine, plusieurs apports annoncés par Scrum ont bien été constatés :

• Qualité du produit fini
• Simplicité des solutions mises en œuvre
• Coopération et collaboration favorisées
• Partage des connaissances

Certes, dans le contexte d’un repas, une telle méthodologie ne vaut que pour l’exercice. La composante auto-réalisatrice est sûrement également à prendre en compte dans le succès de l’expérience, de même que la cohésion forcément forte dans une équipe d’amis et le peu de contraintes liées au contexte. Cependant le résultat final est indéniable : l’expérience fut très concluante.

Le mot de la fin revient aux convives de la soirée, que je remercie au passage pour leur participation :

Sylvie :  » Quand je raconterai comment les Parisiens s’y prennent pour faire la cuisine !!  »

Jean :  » J’avais peur qu’il faille se dépêcher pour manger, j’aime prendre mon temps et heureusement la méthode nous a fait gagner du temps ENTRE les plats  »

Myriam :  » Un super repas chez moi, mais où les invités font le repas et la vaisselle, je dis oui!  »