Open Space Technology : conférences agiles

Etes-vous déjà sorti d’une réunion avec l’impression de ne pas avoir avancé, de ne pas avoir abordé les vrais problèmes ?
Avec les réunions classiques, les points importants sont souvent discutés en dehors de la réunion, lors des pauses café, par des personnes qui parfois n’ont même pas été invitées à cette réunion. Harisson Owen a été confronté à ce problème lors de ses conférences et a cherché à le résoudre en élaborant l’Open Space Technology (OST) – l’approche « Forum Ouvert » en français.
Rassurez-vous, contrairement à ce que le nom laisse penser, l’OST n’a rien de technique. Il est même étonnant par sa simplicité.

Open Space ? Qu’est-ce que c’est ?

Un Open Space est une sorte de « conférence créative ». Il sert à réunir des gens (de 5 à 1000 !) pour travailler ensemble autour d’un thème commun de façon créative et innovante. Contrairement aux réunions classiques, l’Open Space propose une structure favorisant l’innovation et la communication, et qui permet de briser les silos habituels en plaçant tout le monde au même niveau.

Un Open Space peut se dérouler sous forme de conférence étalée sur 3 jours ou sous forme de réunion plus courte, à laquelle les participants sont invités pour venir travailler sur un thème donné. Attention à ne pas déformer cette invitation en obligation, seules les personnes intéressées – les bonnes personnes – doivent venir à l’Open Space.
Les néophytes seront tout d’abord surpris par la disposition de la salle : les chaises forment un grand cercle, et la table a disparu !

Seconde surprise, il n’y a aucun planning ! Ce sont les participants qui le créent. A partir du thème commun, les participants proposent les sujets de travail qui seront étudiés pendant le reste de la conférence.
Les sujets sont traités en parallèle par plusieurs groupes de travail répartis dans différentes salles. Toute personne ayant proposé un sujet a la responsabilité de produire une synthèse des discussions concernant ce sujet.
Les autres sont libres de participer à n’importe quel groupe de travail, et même d’en changer si le groupe ne leur convient pas.

Principes et Loi

Bien que l’Open Space soit auto-organisé, il est régi par quelques règles très simples, à commencer par ces 4 principes :

• Ceux qui viennent sont les bonnes personnes. Seules les personnes intéressées, motivées, passionnées par le thème répondront ‘présent’ à l’invitation. Les autres sont inutiles.
• Ce qui arrive est la seule chose qui peut arriver. N’essayez pas de contrôler les discussions, laissez la place à la créativité et seul ce qui doit arriver arrivera.
• Ca commence quand ça commence
• Ca finit quand ça finit. Oubliez les horaires fixes des réunions classiques, dans un Open Space seuls les participants décident à quel moment un sujet commence et quand il finit.

Pour compléter ces principes, il existe une loi : la Loi des 2 pieds. Aussi appelée Loi de la Mobilité, cette loi dit que toute personne qui assiste à une discussion sans rien apprendre et sans contribuer a le devoir d’utiliser ses 2 pieds pour aller vers un endroit plus productif. Cette loi appelle les participants à se responsabiliser, à ne pas oublier qu’ils sont maîtres de la conférence et qu’il ne tient qu’à eux d’en faire quelque chose de productif.

Ça marche ?

L’OST agit comme une sélection naturelle des idées. Si quelqu’un propose un sujet de réflexion sans intérêt pour le groupe, il y a fort à parier que cette personne se retrouve seule à son groupe de travail. Il lui restera ses 2 pieds pour contribuer à un autre sujet. Ce mécanisme vous apporte certaines garanties :

• Les idées les plus importantes seront abordées
• Elles seront traitées par les personnes les plus motivées et donc les mieux adaptées

Les Open Spaces sont de plus en plus connus et leurs résultats, bien qu’imprévisibles, sont souvent étonnants. Et les décisions prises sont souvent plus durables, plus efficaces, et plus rapidement implémentées, car elles ont été prises par des personnes passionnées.
Cette méthode a été utilisée par de nombreuses entreprises et associations, avec des résultats surprenants. Par exemple un agent de la sécurité travaillant pour Rockport a proposé une idée rapportant 20 millions de dollars, alors qu’il n’aurait jamais été invité dans une réunion classique. Boeing a refait la conception du procédé de fabrication des portes d’avions pendant un Open Space de 2 jours alors qu’en temps normal cela aurait pu durer plusieurs années.

Malheureusement, il arrive aussi qu’un Open Space ne fonctionne pas. Cette situation est souvent liée à la volonté de la direction de garder le contrôle, ce qui conduit inévitablement à inhiber toute créativité. Quand on décide de faire un Open Space il faut accepter l’imprévu et l’absence totale de contrôle sur les gens ou sur le déroulement de la conférence. Quand il n’y a pas d’ambiance, c’est que ça ne fonctionne pas. Il faut que les participants prennent plaisir à discuter sur un sujet qui les passionne.

OST et agilité

En résumé l’Open Space Technology permet à groupe auto-organisé de travailler vers un thème, d’avancer vers un objectif commun.
On retrouve dans cette description plusieurs valeurs chères aux méthodes agiles :

• Les meilleurs résultats (meilleures architectures, spécifications et conceptions) sont issus d’équipes qui s’auto-organisent
• S’appuyer sur les personnes plutôt que sur les processus et outils
• S’appuyer sur des personnes motivées. Donnez-leur l’environnement et le soutien dont elles ont besoin, et croyez en leur capacité à faire le travail
• La méthode la plus efficace pour transmettre l’information est une conversation en face à face
• La simplicité – l’art de maximiser la quantité de travail à ne pas faire – est essentielle

Si vous partagez ces valeurs, l’OST peut vous aider à atteindre des résultats surprenants.

La prochaine fois que vous aurez une problématique complexe à résoudre, ou si vous souhaitez améliorer les processus de votre équipe/entreprise, ou imager un nouveau produit, essayez simplement l’Open Space Technology. Cela vous évitera peut-être de nombreuses réunions contre-productives.

Nous vous présenterons dans un prochain billet notre retour d’expérience sur l’Open Space organisé lors d’un XKE. Restez connectés…